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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie A (ASI) - B (TCH)
BAP >
J

Diplôme requis

PROFIL RECHERCHÉ

L’assistant.e de direction, qui peut être des corps ASI RF ou TECH RF, doit présenter une expérience significative dans des fonctions similaires, notamment exercées auprès d’un directeur de service et/ou de composante.
Il est requis de posséder un réel intérêt pour la veille réglementaire, pour la démarche qualité et les outils qui y sont liés.
Selon les impératifs de gestion, une grande disponibilité est requise.

Compétences et aptitudes professionnelles requises
Connaissances :
- Organisation, fonctionnement, objectifs et projets de l'établissement ;
- Organisation de l'enseignement supérieur ;
- Gestion des groupes et des conflits ;
- Environnement et réseaux professionnels ;
- Méthodologie de conduite et de gestion de projet ;
- Méthodologie de la démarche qualité ;
- Techniques d'élaboration de documents ;
- Techniques de communication.

Savoir-faire :
- Maîtriser l’expression écrite et orale ;
- Réaliser des synthèses ;
- Rédiger des rapports ou des documents ;
- Maitriser la gestion des agendas ;
- Maîtriser les techniques d’enregistrement, de diffusion et de classement des documents ;
- Maîtriser l’organisation, la tenue et la restitution de réunions ;
- Maîtriser les techniques de travail collaboratif ;
- Animer une équipe ;
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
- Concevoir des tableaux de bord.

Savoir-être :
- Rigueur et fiabilité ;
- Confidentialité ;
- Esprit d’initiative ;
- Réactivité ;
- Sens relationnel.

Outils spécifiques à l’activité
- Suite bureautique (traitement de texte, tableur, bases de données) ;
- Messagerie, y compris listes de diffusions, boîtes mails partagées ;
- Outils proposés sur l’intranet de l’université ;
- Outils de travail collaboratif et de gestion de projet du type Trello, Evernote, diagrammes de Gantt, construction d’organigrammes.

Descriptif du poste

RÉSUMÉ DU POSTE

L’assistant.e de direction travaille auprès et sous l’autorité hiérarchique du.de la directeur.trice général.e de la faculté des sciences. Il.elle a en charge d’assister le.la directeu.trice général.e dans l’organisation et la mise en œuvre des dossiers relatifs aux missions de la direction générale de la faculté.


PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

Forte de ses 12 000 étudiant.e.s, 51 laboratoires de recherche et 1020 chercheur.e.s, enseignant.e.s-chercheur.e.s, personnels administratifs et techniques, la Faculté Sciences est une des trois grandes facultés de l’Université de Paris.
Elle est constituée de neuf composantes : cinq UFR sont localisées sur le site Paris-Rive-Gauche (UFR de Chimie, Informatique, Mathématiques, Sciences de la Vie, Physique) ainsi qu’une école d’ingénieur. Le site des Saint-Pères accueille les UFR de Sciences Fondamentales et Biomédicales et l’UFR de Mathématiques/Informatique. La ZAC Pajol, quant à elle, héberge l’IUT Paris Diderot.
La Faculté Sciences allie les sciences expérimentales aux sciences exactes, la recherche fondamentale à la recherche appliquée. Elle dispose d’une très grande richesse disciplinaire à l’image de la biologie, la chimie, l’informatique, les mathématiques, la physique ou encore les sciences biomédicales.
La structure administrative de la faculté et, notamment de sa direction générale, sont en cours de construction.

 

Missions de la direction générale
La direction générale de la faculté des sciences a pour mission le pilotage opérationnel de la faculté ainsi que la gestion des interactions internes et externes entre les services de la faculté, entre la faculté et ses composantes ainsi qu’entre la faculté et les services du siège de l’université.

MISSIONS ET ACTIVITÉS

Missions du poste
L’assistant.e de direction a pour mission de participer à la pré-instruction, l’instruction et le suivi de l’ensemble des dossiers que gère le.la directeur.trice général.e de la faculté. À ce titre, il.elle s’assure de la cohérence de l’instruction des dossiers en lien avec l’ensemble des acteurs impliqués, dans le cadre du schéma directeur de la faculté et en conformité avec la démarche qualité de la direction générale.
Il.elle prendra une part active à la construction des processus de gestion de la faculté, dans le contexte de la création de l’université de Paris et de ses facultés.

Encadrement
L’assistant.e de direction travaille auprès et sous l’autorité hiérarchique du.de la directeur.trice général.e de la faculté des sciences

Activités principales
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives de la direction générale de la faculté ;
- Assurer la tenue de l’agenda de la direction générale et du.de la directeur.trice général.e ;
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
- Coordonner les aspects logistiques de la structure ;
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques ;
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure dans le cadre de la démarche qualité de la direction générale ;
- Assurer la cohérence et la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs, notamment via des outils de travail collaboratif ;
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
- Assurer la veille réglementaire dans son domaine de gestion.

 

 

Modalités de candidature

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
M. Khallihanna KRAIDACHE, chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr