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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Département des sciences exactes
Localisation >
75013

Diplôme requis

PROFIL RECHERCHÉ
- Personne sachant communiquer pour collecter et redistribuer des informations
- Aisance avec les outils informatiques

Compétences et aptitudes professionnelles requises
Connaissances :
- Connaissance de l’université et de son environnement

Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité en autonomie dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir organiser ses documents, recueillir et classer des informations
- Savoir intégrer des informations de différente nature pour réaliser des choix dans le sens du meilleur service aux usagers

Savoir-être :
- Rigueur et méthode dans toutes les activités
- Polyvalence
- Capacités de communication
- Sens du travail en équipe

Outils spécifiques à l’activité
- ADE Campus (maîtrise)
- Apogée (application)
- Outils bureautiques courants (niveau intermédiaire)
- Plateforme pédagogique Moodle
- Expérience dans le domaine du planning souhaitée

Descriptif du poste

RÉSUMÉ DU POSTE
En tant que gestionnaire planning, vous aurez en charge la saisie des emplois du temps de toutes les activités des formations attachées au Département de Sciences Exactes. Vous serez également sollicité(e) pour participer à l’élaboration de nouveaux emplois du temps, effectuer des réservations ponctuelles et participer à la conception et à la saisie de plannings d’examens pour les formations du Département Sciences Exactes.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE
Le département des sciences exactes gère les 1ères et 2èmes années de licence et double-licences pour les mentions de 4 UFR (Chimie, Physique, Mathématiques, Informatique) pour un total d'environ 1 700 étudiants.
Missions du « Pôle transverse et Outils »
Le « Pôle transverse et Outils » a pour missions l’appui et l’accompagnement fonctionnel du pôle scolarité à l’utilisation des outils et logiciels dédiés (Apogée, ADE, E-Candidat) ainsi que la mise en place et le suivi de l’évolution des procédures de scolarité. Dans ce cadre, il pilote la modélisation Apogée des formations, l’élaboration, la saisie et le suivi du planning des formations du Département SE et de toute activité afférente à ses formations ainsi que la communication des plannings aux usagers (étudiants et enseignants), et assure un processus de fiabilisation continue du service à l’usager.

MISSIONS ET ACTIVITÉS
Missions du poste
Assister la responsable de pôle dans la conception et la saisie sur logiciel dédié (ADE Campus) d’emplois du temps de formation et d’examens, participer à l’appui à l’utilisation des logiciels Apogée et ADE et assurer
le suivi et la formalisation des procédures de scolarité.

Encadrement
Vous serez intégré(e) au « Pôle Transverse et Outils » du Département de Sciences Exactes et encadré(e) par la Responsable de ce Pôle. Le Département de Sciences Exactes est dirigé par un(e) Responsable de Scolarité et Affaires Générales et un Directeur de Département.

Activités principales

Planning (conception, saisie et communication)
- Assister la responsable de pôle dans l’élaboration des emplois du temps des enseignements pour les 80 groupes semestriels d’étudiants ainsi que le planning des partiels et des examens, en liaison étroite avec les secrétariats pédagogiques du département
- Effectuer la saisie des emplois du temps sur le logiciel dédié (ADE Campus)
- Vérifier la compatibilité des emplois du temps avec les gestionnaires de scolarité
- Accueillir, informer et orienter les étudiants, les enseignants et les personnels sur les horaires et les locaux et diffuser les emplois du temps auprès des enseignants, des gestionnaires de scolarité et des UFR et départements partenaires
- Assurer l’interface avec les composantes partenaires
- Organiser des réunions de concertation et de diffusion de l’information auprès des composantes partenaires, des enseignants, et des personnels du département
- Participer aux réunions d’information et en rendre compte
- Saisir et mettre en forme les documents relatifs aux emplois du temps, les reproduire, les diffuser, les classer et les archiver

Appui aux outils et fiabilisation
- Participer à la rédaction, à la diffusion et au suivi des fiches-process Apogée, ADE, E-Candidat, Moodle, et accompagner gestionnaires de scolarité dans l’utilisation quotidienne des outils.
- Assurer la mise à jour des procédures en collaboration avec la responsable du Pôle et la responsable Scolarité
- Assister la responsable de pôle dans l’alimentation et la mise à jour des données sur la plate-forme web dédiée au Département (à venir).

Soutien logistique
- Assurer le soutien logistique auprès des enseignants
- Etre en appui des gestionnaires de scolarité lors des périodes d’examens et de rentrée
- Gérer et assurer le suivi des salles de TD et de TP

Modalités de candidature

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à

M. Khallihanna KRAIDACHE, chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr